Guida alla scelta per l'acquisto del miglior registratore telefonico

In questa breve guida, si trattano i sistemi di registrazione delle telefonate, in ambito call center, vigilanza, formazione, sicurezza ed emergenza.

Non possiamo prescindere, parlando di registrazione, da un breve accenno alla normativa, la quale dispone che coloro i quali sono soggetti alla registrazione devono essere preventivamente avvisati.

Ovvero, ad esempio, è necessario comunicare in modo chiaro che la conversazione è ( o potrebbe essere) registrata.

Questo solitamente avviene con un messaggio pre-registrato, ma potrebbe essere comunicato verbalmente da una persona... (E' sempre consigliabile poter documentare che l'avviso è stato preventivamente fornito all'interlocutore).

In alcuni casi di estrema criticità ed emergenza ovviamente questi avvisi sono omessi (pubblica sicurezza, emergenza sanitaria etc)

Registrazione con utilizzo di cuffia telefonica cordless

                          
Alcune cuffie telefoniche cordless professionali , dotate di collegamento USB,  possono sfruttare i programmi di registrazione dello stesso computer. Ad esempio le Jabra PRO 9460  9470 9465 o le Plantronics Savi W710 W720 W730 W740.
Queste cuffie possono sfruttare il registratore di suoni di windows oppure dei software specifici progettati proprio per registrare conversazioni intrattenute con le cuffie di questo genere. Ad esempio il SW OYGO.

Registrare le telefonate personali su PC.

Una soluzione economica ed efficace per registrare le conversazioni telefoniche su PC, è data dai sistemi TEMA TDR-P o Imagicle Voice Memory.

Questi prodotti sono costituiti da 2 parti. Una hardware ed una software.
Collegando la parte hardware (in dotazione) al telefono fisso e al PC (su scheda audio il voice memory e su porta USB il TDR-P), si realizza la connessione che permette di acquisire la conversazione voce e trasferirla al PC. Sul PC è necessario poi installare il software (in Italiano) e una volta fatte le impostazioni di base si è subito pronti. E' una soluzione per uso non professionale e comunque suggerita per singola postazione di lavoro.

La registrazione parte automaticamente o con un click del mouse.

Registrazione telefonate dal centralino telefonico

Una soluzione sempre più diffusa è la funzione di registrazione, effettuata dal centralino telefonico. In questo caso si deve sempre fare attenzione alla quantità di canali di registrazione contemporanei (linee esterne registrabili contemporaneamente) e al tipo di avvio della registrazione (manuale o automatica) che il centralino telefonico fornisce.

Non di meno, è bene conoscere la capacità di memoria (quante ore di telefonate è possibile registrare) e se il PABX può essere impostato per effettuare dei backup su memoria esterna quale ad esempio un PC collegato in rete.

Questo tipo di soluzione è molto usata nei piccoli call center,  in aziende con help desk  per supporto clienti,  telemarketing , e per esigenze legate alla supervisione e formazione del personale.

Se il centralino telefonico non ha il servizio di registrazione telefonate?

In questo caso si ricorre ad una soluzione esterna, ovvero, ad un registratore professionale monolinea o multilinea, costituito da un hardware dedicato, che possa collegarsi al centralino.

Facciamo qualche esempio:

• Registratore collegato sulle linee telefoniche esterne analogiche (ma vale anche per ISDN) e UHF
  Se si desidera assicurarsi il rapporto 1:1  (100%) tra linee telefoniche esistenti e linee registrate, è necessario utilizzare un registratore ( o anche più registratori) per un numero di canali pari a quello delle linee. Nel caso di esempio, avendo 3 linee telefoniche e 1 canale radio UHF, sarà necessario un registratore per 4 canali.
  In questo caso l'installazione vede il sistema di registrazione collegato prima del centralino telefonico per essere certi che ogni chiamata venga registrata (sia entrante che uscente). In caso di linee ISDN il registratore avrà collegamento ISDN anzichè analogico.
  Esempio di collegamento di un registratore telefonico con centralino telefonico

• Registratore collegato  ad alcuni interni analogici del centralino 
  Se devono essere registrati pochi derivati interni ad esempio 2, sarà necessario un registratore da 2 canali e il collegamento avverrà a valle del centralino, ovvero sul cavo  che connette il centralino al telefono analogico. 

• Registratore utilizzato in modalità "conferenza a 3".
  Molto usato nei call center e negli istituti di credito e banche in genere, permette di ridurre i costi sull'acquisto del registratore (solitamente utilizzato per registrare transazioni finanziarie e contratti che avvengono telefonicamente). In questo caso, si collega il registratore su diversi derivati interni, tanti quanti sono i canali di contemporaneità che si devono fornire in registrazione (ipotizziamo 4).
  Si installa un registratore telefonico da 4 canali analogici (i derivati interni analogici ovviamente sono forniti dal centralino). L'attivazione della registrazione avviene al momento del bisogno. Come funziona? Semplice, si mette in attesa l'interlocutore esterno con cui si è in conversazione,  si chiama il numero interno su cui è collegato il registratore (il quale risponde alla ns chiamata automaticamente) e si riprende  l'interlocutore esterno  per attivare la funzione di "conferenza a tre". Il servizio di conferenza a 3 è disponibile sul 99% dei centralini telefonici moderni e attiva una conversazione  con 3 interlocutori, nel nostro caso, 2 interni (operatore del call center e registratore) e un utente esterno (cliente da registrare).
  Il registratore professionale  consente ovviamente di memorizzare numerose ore di conversazione, ed è spesso dotato di una consolle software che può controllare e gestire anche più registratori telefonici contemporaneamente, siano questi in un'unica sede o su più sedi distribuite geograficamente, raggiungibili attraverso un collegamento dati / IP.
   

Registratore portatile digitale per dettatura e trascrizione adattato alla singola postazione
Un sistema utilizzato da professionisti, giornalisti e similari, è basato sui registratori vocali digitali portatili. Questi prodotti possono registrare nella memoria interna da poche ore fino a centinaia, sulla base del livello di compressione della voce e della memoria interna. Sono utilizzati per interviste, appunti vocali, registrazione di conferenze e per trascrizione vocale in abbinamento a software di riconoscimento vocale (voice recognition) quali Dragon Naturallyspeaking.
Il registratore digitale è quindi indirizzato ad un utilizzo per singola postazione o in situazioni che non presentano criticità di sicurezza (per i quali si utilizzano registratori professionali)

   Registratore portatile digitale collegato al microtelefono attraverso il danaswitch

• Come si fa a  trasformare un registratore digitale protatile in registratore telefonico?
  La nostra soluzione si basa sull'adattatore  Jabra Danaswitch. Il Danaswitch collega la cornetta telefonica al registratore (cavetto con jack da 3,5 mm,  che si inserisce nell'ingresso per microfono esterno del registratore stesso). Questi registratori solitamente hanno sia l'avvio registrazione automatico (Vox) che manuale (tasto REC).Il riascolto delle registrazioni può avvenire dall'altoparlante integrato del registratore.
  Molti registratori vocali hanno anche un software per  scaricare i files sul PC (per ricerca ascolto, backup e invio files via email...).
  
   

Le voci più utilizzate nelle schede tecniche e manuali dei registratori

• Canale di registrazione
  Il canale di registrazione può essere una linea (interna - esterna) o un canale radio UHF

• VOX
  Attivazione della registrazione  al rilevamento della voce - rumore sulla linea

• RING
  Attivazione della registrazione all'impegno della linea e arrivo della chiamata

• CD - Masterizzatore
  Driver hardware per backup automatici su supporto CD o DVD

• Editor file registrazione
  Possibilità di "editare" i file  con note di testo (come promemoria e ricerca)

• Avvio registrazione manuale
  Avvio della registrazione con click del mouse o tasto REC...

• Avvio registrazione automatica
  Ad esempio con funzione VOX e RING

• Avviso vocale inizio registrazione
  Messaggio di avviso di registrazione telefonata in corso

• Monitoring in tempo reale
  Ascolto su PC o registratore della conversazione in corso di registrazione

• Regolazione della velocità del riascolto
  Rallentare o velocizzare il riascolto del file vocale

• Consolle Software - Software gestione registratori e registrazioni
  Software per ricerca, ascolto, editing, modifica backup e invio di files registrati

• Registratore per microtelefono - cornetta
  Sistema da collegare alla cornetta del telefono

• Registratore per linea esterna
  Sistema da collegare sulla linea esterna

• Line IN
  Collegamento per inserire una fonte audio esterna

• Mic
  Attacco per microfono

• Memoria
  Tipo di supporto (CF, FLASH, SD card ...) e capacità di memorizzazione (in ore o minuti)

• Compressione voce
  La compressione della voce riduce la qualità della stessa, ma aumenta la capacità di memorizzare (memoria) perchè si riducono le dimensioni dei files registrati.

• MP3
  Moving Picture Expert Group  1-2 Audio Layer 3 (Mpeg1 Mpeg2) Algoritmo di compressione audio

• Wav (Wave)
  Codifica audio di Microsoft e IBM - Formato non compresso, quindi genera files di grandi dimensioni, se confrontato con l'algoritmo MP3 (più leggero)

• Allarmi
  Gestione di avvisi  sulla base di eventi quali ad esempio, riempimento della memoria disponibile, temperatura etc. Avvisi acustici, email, messaggi sulla consolle software.

• Collegamento analogico
  Collegamento di linea esterna o interno del cnetralino ( analogici ).

• Collegamento ISDN BRI 
  Collegamento con linee ISDN accesso BASE ( ogni BRI equivale a 2 canali)

• Collegamento ISDN PRI 
  Collegamento linee ISDN accesso primario ( ogni PRI comprende fino a 30 canali)

• Collegamento VoIP SIP
  Collegamento su linee VoIP con protocollo standard SIP

• Collegamento apparato radio
  Collegamento di apparati radio UHF predisposti

Alcuni sistemi di registrazione professionale possono essere  ampliati anche per attivare  funzioni di telemarketing, call cneter automatico (invio automatico di chiamate telefoniche a liste precaricate per interviste automatiche). Questi sistemi consentono inoltre la gestione di telelettura, text to speech e interazione con database esterni.
Quindi, in caso di esigenze diverse il nostro staff è a completa disposizione per produrre dei progetti - preventivi gratuiti e senza impegno di acquisto.

Il copyright dell'intero contenuto di questo sito è di proprietà di Ezdirect srl , l'utente è autorizzato a utilizzare documenti, testi audio immagini e video presenti sul sito per visualizzazione, stampa e comunque per uso strettamente personale e non commerciale. E' vietato riprodurre, vendere pubblicare e concedere in licenza o trasferire il contenuto. Ad eccezione di quanto concesso dalla legge sul copyright, vietato sfruttare i contenuti senza il consenso di Ezdirect srl. E' vietato utilizzare e pubblicare su altri siti web o su altri documenti informatici - elettronici, detto materiale.