La videoconferenza aziendale è uno strumento molto potente che permette di ottimizzare le tempistiche di lavoro, mettendo in comunicazione persone che si trovano in edifici differenti o addirittura in città diverse. La peculiarità, rispetto ad una normale teleconferenza, è la possibilità di trasmettere anche un segnale video.
Questo facilita molto l’interazione con i presenti alla riunione, permettendo di mostrare anche la gestualità e l’espressività degli interlocutori. Si tratta inoltre di un’ottima soluzione per presentare grafici esplicativi in diretta, e di un mezzo per condividere dati e idee in maniera più interattiva e concreta.
Cosa determina la qualità di una videoconferenza aziendale
Quando si decide di creare un area ad hoc adibita alla videoconferenza aziendale è necessario tenere conto di molti fattori. Ambiente, potenza della connessione internet, dispositivi che si intende utilizzare, ubicazione delle altre sedi con cui si vuole conferire, sono solo alcuni esempi generali di quanta cura sia necessaria per ottenere la massima qualità.
In generale questi importanti fattori si possono suddividere in due macro categorie principali: fattori ambientali e dotazione tecnica.
indipendentemente dalla scelta di un endpoint punto/punto – multisede o dall’utilizzo di un servizio videoconferenza in cloud come EzMeeting, ci sono dei fattori di cui tener conto epr rendere la conferenza confortevole ed efficace.
Fra i fattori ambientali troviamo:
- l’illuminazione della stanza a luce naturale e senza luci dirette sulla telecamera;
- l’acustica della sala scelta deve essere di buona qualità per evitare echi e rumori di fondo;
- la disposizione delle persone rispetto al microfono determina la qualità dell’audio in uscita (varia in base al dispositivo scelto).
La dotazione tecnica è più specifica e varia in base allo scopo che si intende raggiungere. Di seguito vengono riportati i requisiti minimi per poter effettuare una videoconferenza aziendale di qualità:
- la connessione internet deve essere abbastanza performante per garantire un flusso di dati audio/video stabile. Di solito sono consigliati almeno 1 Mbps sincroni, cioè sia in upload che in download (per trasmissioni di qualità maggiore, ovvero pari o superiori al Full HD 1080p a 30 fps con codifica H.264, meglio avere valori superiori a 1,3 Mbps);
- La rete LAN è indispensabile per poter collegare il PC o il Codec a switch e router (che devono disporre di gestione QoS;
- Il monitor deve essere sufficientemente grande per permettere una visione chiara a tutti i partecipanti. Le soluzioni più classiche prevedono schermi a proiezione, a parete (anche TV) o set up di schermi multipli;
- Un sistema di condivisione contenuti per trasmettere file e documenti (Laptop, PC o Click & Share). Non è fondamentale ma è un’aggiunta di cui tenere conto che può migliorare l’esperienza generale.
Sistemi di videoconferenza aziendale All-in-One
La soluzione più semplice e immediata è il sistema di videoconferenza aziendale All-in-One. Nello specifico il VCS-C9 di EzDirect è un sistema multiplo che racchiude in sé tutte le funzioni tecniche principali necessarie ad una videoconferenza di ottimo livello.
Con questo pratico dispositivo è possibile collegare fino a 4 (3+1) sale conferenze in remoto, senza il bisogno di un PC fisso. Il VCS-C9 contiene infatti un Codec (con sistema operativo Android), telecamera Full HD, Microfono integrato, WiFi e la possibilità di collegare fino a due monitor.