Guida videoconferenza: software e sistemi per Video Conferenze in sala riunioni e formazione a distanza

VAI ALLA GUIDA AGGIORNATA 2019

La videoconferenza per sala riunioni, è il miglior sistema di comunicare da remoto per aziende e per la scuola.
La comunicazione non verbale pesa moltissimo in termini di efficacia in quanto arricchisce il contenuto esposto con la voce, grazie alla postura, ai gesti e all’espressione del viso.
La rilevanza della comunicazione non verbale è il successo della videoconferenza.
Il sistema di comunicazione video a distanza consente inoltre di migliorare la partecipazione dei gruppi di lavoro su progetti o per la realizzazione di meeting, nei quali è necessario vedersi, soprattutto nei casi in cui gli spostamenti diventano costosi o rischiosi.
Oggi le soluzioni di videoconferenza per sale riunioni e per la formazione a distanza, grazie anche alla connettività dati di buon livello, consentono di emulare una riunione faccia a faccia.

Per quanto concerne i costi, è possibile approcciare soluzioni professionali in alta definizione con investimenti contenuti.
Vediamo di seguito alcuni punti principali da prendere in considerazione quando si progetta una sala riunioni da adibire a videoconferenza.

Prendiamo in considerazione i vari tipi e soluzioni, partendo dalle modalità di comunicazione, i protocolli, le soluzioni Cloud e alcune funzioni principali da tenere a mente in fase di analisi del sistema di videoconferenza ad acquistare.

Le principali soluzioni di videoconferenza

• Videoconferenza P/P (punto/punto): è la soluzione con cui si realizzano sessioni di video comunicazione tra due sedi (o due interlocutori dotati di dispositivi ibidem comunicazione anche nella stessa azienda come ad esempio due videotelefoni IP).
• Sistema di videoconferenza P/MP (punto/multipunto): in questo secondo caso si realizza una sessione di video comunicazione tra più sedi.
  Questo ci permette di ridurre notevolmente il costo iniziale e di utilizzare una collettività ADSL di media qualità. Perché puntualizziamo questo secondo dato? Perché la connettività è fondamentale nella comunicazione IP.
  Soprattutto quando si utilizzano dispositivi On Premise P/P, è necessario sapere che nella sede principale in cui risiede il dispositivo che gestisce l’interconnessione delle varie sedi, la banda dati necessaria e pari alla somma della banda di tutte le sedi da connettere. Nel caso della connettività/connessione in Cloud, ognuno gestisce la propria banda dati come se stesse comunicando con un interlocutore (perchè è il fornitore Cloud che si fa carico delle connessioni tra le sedi).
  Sia alla videoconferenza P/P che M/P, sono realizzabili con una struttura proprietaria (on premise)  che in “Cloud” (ovvero l’infrastruttura/CPU è in cloud e nelle varie sedi ci sono solo dei devices compatibili)
• Videoconferenza con protocolli e CODEC standard: i protocolli di comunicazione audio video standard sono quelli definiti dagli organismi di controllo regolamentazione. Nel caso della videotelefonia IP ad esempio i protocolli standard più utilizzati (all’interno degli standard come H.320 o H.323) sono sono H.321, H.263, H.264. In ambito audio i CODEC G.722, G.711, G.729, G.723. Il protocollo di rete più utilizzato è SIP (Session Initiation Protocol).
• Protocolli non standard per la videoconferenza, li troviamo in ambienti specifici in cui per poter realizzare la comunicazione è necessario essere in possesso di dispositivi o software/applicazioni dedicate (specifiche), come ad esempio Skype.
• Videoconferenza On Premise e Cloud: Un pò come avviene per i centralini telefonici IP, anche la videoconferenza può essere gestita “on premise” e/o “in Cloud”.
• Videoconferenza On premise: il cliente ha una propria infrastruttura di dispositivi dotati di “intelligenza” (MCU), con la quale instaurare una sessione di videoconferenza IP con una o più sedi sfruttando unicamente la connettività dati (xDSL). Nelle sedi secondarie sono disponibili endpoint interoperabili, solitamente ci sono limitazioni sulla quantità di sedi contemporaneamente collegate e necessità di un dispositivo principale molto costoso e performante, oltre ad una connessione dati di fascia alta (es 4 MB sincroni o superiore)
• Videoconferenza Cloud: il cliente ha una struttura di dispositivi che si collegano in Cloud a un fornitore di servizi il quale funge da MCU per la connessione delle varie sedi.
  La differenza sostanziale tra le due soluzioni sopradescritte sta soprattutto nell’abbassamento delle risorse necessarie nelle sedi, quindi in una forte riduzione dell’investimento sulle macchine.
  Ciò è possibile perché è il fornitore di servizi in Cloud a generare e mantenere attiva la connessione tra le sedi.
  Alcune differenze in termini di funzionalità tra le due soluzioni On premise e Cloud, possono esistere, quindi è bene valutare le limitazioni nelle due varie opzioni, come ad esempio può succedere che durante una conferenza in cloud P/MP, non sia possibile effettuare la condivisione dei contenuti (content sharing), oppure ci siano limitazioni circa il numero di partecipanti contemporanei.
  È quindi sempre opportuno valutare i servizi garantiti dal fornitore di servizi in Cloud, il tipo di macchina necessaria per avere risposte alle esigenze di video comunicazione aziendali.
  Vediamo adesso le principali caratteristiche e funzionalità di un dispositivo per videoconferenza.

Scegliere il sistema di videoconferenza per la sala riunioni

Nella scelta del dispositivo è necessario valutare le prestazioni e la connettività.

E’ necessario analizzare le nostre esigenze in termini di partecipanti dimensione della sala grandezza del o dei monitor, la microfono altura, l’insonorizzazione, la necessità di condividere i contenuti di un notebook, la possibilità di connettersi con persone all’esterno dell’azienda dotate di smartphone tablet o altro dispositivo.
Facciamo un esempio di una piccola sala riunioni nella quale partecipano sei persone, che ci sia necessità di utilizzare due monitor (uno per visualizzare le persone e l’altro per la condivisione dei contenuti), avere almeno un microfono centro tavola e intrattenere meeting video con altri dispositivi che utilizzano protocolli standard (es. Polycom, Lifsize, Grandstream, Yealink, Tely, Cisco, EzCam…).

L’esigenza presa in esame è relativa a un collegamento molti punto (es 5 sedi).
In questo caso la risposta alla troviamo in un dispositivo di videoconferenza che gestisca il molti punto (P/MP), content sharing (condivisione contenuti), connessione di almeno 2 monitor.
Oppure, per ridurre i costi (in quanto una stazione principale P/MP con le caratteristiche sopra descritte può costare molto) è possibile dotarsi di un dispositivo di videoconferenza che gestisca la connessione in Cloud oltre che P/P standard SIP.
In questo modo avremmo la possibilità di scegliere se intrattenere una videoconferenza tra due sedi utilizzando lo standard SIP per oppure sfruttare il cloud per una conferenza con più sedi.

In fase di analisi verificare sempre l’interoperabilità del dispositivo in esame con altri di terze parti (altri costruttori/marchi) e la dotazione del dispositivo:

• Collegamento HDMI per due monitor.
• Possibilità di collegare un microfono aggiuntivo.
• Funzione di condivisione contenuti (content sharing – per questa funzione è necessario essere dotati di un pc o un notebook).
• Funzione videoproiettore (Ad es. per sfruttare un monitor per la visualizzazione di contenuti nel notebook sfruttando la connessione Wi-Fi, emulando un videoproiettore, ottimo sistema per visualizzare film, presentazioni, video youtube sul grande display del monitor usato per la videoconfernza anzichè visualizzarlo sul monitor del notebook).
• Integrazione con calendario (es. Office 365, Google calendar, per promemoria/avvisi e organizzazione della sala se condivisa da più gruppi).
• Registrazione della videoconferenza (Su porta USB o SD card o in cloud).
• Rubrica ( per avviare chiamate in modo rapido e veloce)
• Amministrazione  in locale o da remoto
• Oltre le funzioni del dispositivo è ovviamente necessaria una rete LAN o wireless LAN (in base alla connettività di cui è dotato il dispositivo) è una connessione ADSL dedicata, o comunque che garantisca una banda minima garantita che suggeriamo non inferiore a 1 MBps (sincrona ovvero sia in upload che in download).
• Per i collegamenti dall’esterno bisogna considerare la gestione della raggiungibilità dell’indirizzo IP del dispositivo quindi la configurazione ad hoc del router/firewall.
• La sala conferenze dovrebbe essere arredata o comunque contenere oggetti che possono smorzare l’effetto eco della voce in quanto questo è il peggior nemico di una buona comunicazione in viva voce.
• Il microfono da tavolo dovrebbe essere posizionato a non più di 1,5 m di distanza dalle persone.
• La telecamera dovrà essere posizionata in modo da inquadrare le persone le quali, avranno come sfondo una parete che consenta un efficace contrasto per una buona definizione dei volti.
• La luce dovrà essere diffusa cercando di evitare zone d’ombra soprattutto sui volti delle persone (evitare ad esempio una forte luce alle spalle delle persone.
• (Si tenga conto che alcuni dispositivi di videoconferenza sopportano microfoni USB (consigliamo le soluzioni Jabra e Sennheiser). Altri sono dotati di veri e propri telefoni IP evoluti da centro tavolo, con funzione di management, telefono, microfono viva voce.
• Postvendita: quasi tutti i produttori di endpoint (dispositivi), legano al prodotto un servizio di garanzia obbligatorio per 12 mesi, rinnovabile per uno o tre anni con il quale il sistema viene assistito dal costruttore e vengono forniti gratuitamente gli aggiornamenti del firmware. È necessario prestare molta attenzione a questo servizio in quanto, qualora non fosse rinnovato e si rilevasse un problema al dispositivo, il costruttore potrebbe richiedere la riattivazione e il pagamento del canone di servizio per riattivare la garanzia.
  Ovviamente noi suggeriamo di rinnovare costantemente il servizio postvendita del costruttore per avere tutti i benefici che derivano dall’avere un sistema sempre aggiornato nonché la possibilità di essere assistiti in qualunque momento di difficoltà, anche per guasti.Per quanto riguarda i servizi cloud segnaliamo EzMeeting

Di un meeting video, è bene ricordare che gli interlocutori esterni potrebbero utilizzare smartphone tablet o altri endpoint, quindi sarebbe opportuno conoscere l’interoperabilità di questi dispositivi.
Per quanto riguarda l’orario va da sé che è importante tener conto di eventuali fusi orari per videoconferenze con l’estero e verificare che la sala meeting sia disponibile per quella data ora.
Per quello che riguarda l’organizzazione di una conferenza sfruttando un servizio in cloud come ad esempio EzMeeting eStarleaf, sarà sufficiente avere un account registrato e vanificare la videoconferenza inserendo le credenziali e fornendo le stesse a chi dovrà partecipare ovvero lo user id di sala meeting necessario per poter entrare nella stanza virtuale.
Per quanto riguarda la sala riunioni suggeriamo di verificare la funzionalità della connessione dati ed il dispositivo di videoconferenza, in relazione alla quantità di persone che devono partecipare.
Controllare che le batterie di un eventuale notebook o altri device, siano sufficientemente cariche o predisporre presa di corrente.
Se è vero che la parte video risolta con un ottimo sistema di video comunicazione, non sottovalutiamo la criticità della parte audio, ovvero evitare stanze con Eco, e posizionare il microfono da tavolo più vicino possibile a coloro i quali parleranno durante il meeting. Parlare in modo chiaro e senza sovrapporre le voci, silenziando se necessario il microfono qualora ci fossero rumori esterni (disturbi acustici durante la fase di standby o di ascolto), riattivandolo quando necessario.
Per ottenere immagini nitide e stabili, suggeriamo di non muoversi troppo nella stanza rimanere il più possibile seduti nella posizione che ci permetta una buona inquadratura dei volti.

Segnaliamo inoltre alcune soluzioni a catalogo Ezdirert per realizzare videoconferenze P/P e P/MP sia con standard SIP che Skype
EzCm-VCS-C9: soluzione all in one H323 professionale con gestione di 2 monitor via HDMI, condivisione schermo, telecomando, zoom 12 X, espandibile con licenza opzionale in multipunto 4 sedi.

Poly Studio sistema compatto (videoocnference bar) 

Yealink soluzione certificate Microsoft Teams 

Yealink soluzioni di videoconferenza native Zoom

Yealink videotelefoni con supporto monitor e telecamera esterni

 

I marchi presenti nostro catalogo e altri tra i più diffusi (da conoscere per valutazione di interoperabilità):

• Ezdirect (sistemi professionali all in one e webcam usb professionali)
• Poly
• Lifesize
• Yealink
• Avaya
• Cisco
• Hawei

P.S.: Esistono ovviamente anche soluzioni open source e software gratuiti, oppure servizi forniti da operatori quali Google, Skype, ed altri. Ci siamo concentrati su descrizioni per servizio professionale per uffici e aziende.

Se stai pensando a rinnovare o a realizzare la sala meeting, richiedi un preventivo gratuito ai nostri esperti.
Grazie alla nostra collaborazione diretta con i costruttori, potremo progettare la soluzione ideonea alle tue esigenze tecnico economiche, valutando anche la formula noleggio da 6 mesi a 5 anni.